Для чего проводится автоматизация закупок

Само по себе понятие «закупка» имеет много трактовок, так как нюансы подобной деятельности могут заметно различаться в зависимости от того, какие цели преследуются и кто именно является заказчиком. Этот процесс неодинаков для предприятий и организаций разных масштабов. Например, жесткие регламенты для федеральных госструктур не актуальны для субъектов малого бизнеса.

Потребность в автоматизации закупочных процессов возникает, когда нужно эффективно распределить трудозатраты сотрудников, оптимизировать финансовые издержки на хранение и перемещение товаров, наладить грамотное управление ресурсами. На крупных предприятиях процесс закупки довольно сложный, так как помимо выбора поставщика предполагает планирование, определение необходимого объема товаров/услуг, принятие решений о наиболее подходящих условиях сотрудничества и так далее. Кроме того, дополнительные сложности накладывает законодательная регламентация.

К основным причинам, по которым проводят автоматизацию процесса закупок, относят потребность в:

• Повышении прозрачности закупочной деятельности.
• Снижении операционных и финансовых рисков.
• Сокращении сроков закупочного цикла.
• Повышении эффективности закупок посредством увеличения конкуренции.
• Упрощении документооборота.
• Выполнении требований законодательства.

Главные проблемы, которые предполагается решить с помощью внедрения SRM, нуждаются в приоритетном рассмотрении. В их число входит отсутствие инструментария для принятия решений внутри организации, единого перечня потребностей и прозрачного способа управления системой. Также подлежат исправлению несогласованность графика выполнения заказов и низкая эффективность коммуникации между отделами, занимающихся закупками. В дополнение к этому существует необходимость в разработке критериев для оценки предложений вендоров.

В результате грамотно проведенной автоматизации закупочных процессов наблюдается сокращение трудозатрат, а также снижение зависимости от подрядчиков и поставщиков, что положительным образом сказывается на независимости организации. К дополнительным преимуществам применения SRM-системы относят упрощение управлением трудоемкими процессами, возможность одновременного сотрудничества с несколькими предприятиями, повышение качества работы за счет снижения влияния человеческого фактора, сокращение затрат на таможенные процедуры и многое другое. Для поставщиков преимущества автоматизации проявляются в возможности участия в торгах в любое время, оперативной реализации товара на корпоративных площадках, а также в автоматических расчетах стоимости товаров или услуг, сроков давности по взысканию задолженностей.