Сравнение электронных и бумажных транспортных накладных
С каждым годом все больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО). Например, для бизнеса, занимающегося перевозками, создали аналоги всех бумажных документов. Так, ЭДО в логистике включает в себя электронные версии транспортной накладной, путевого листа, заказ-наряда, заказа и заявки, сопроводительной ведомости и договора фрахтования. Каждый из документов имеет утвержденную ФНС форму и обязательные титулы для заполнения.
На электронную транспортную накладную (ЭТрН) переходят все крупные грузоперевозчики России. Мелкие компании пока боятся полноценно вводить логистический ЭДО. Давайте сравним эти два вида документооборота и разберемся, почему так происходит.
Преимущества ЭТрН
Электронная транспортная накладная выполняет аналогичные функции бумажной версии, такие как подтверждение транспортных расходов и факта перевозки. Однако ее создание, корректировка и отправка заказчику упрощены по сравнению с аналогом. Любые ошибки могут быть исправлены в режиме онлайн с использованием различных устройств, без необходимости перепечатки всего документа.
Применение ЭТрН позволяет снизить издержки, связанные с доставкой бумажных документов, а также затраты на бумагу и печать. Благодаря ЭДО исключается необходимость в физической доставке, а также высвобождается пространство, ранее занимаемое бумагами. Вместо этого используется электронный архив, где файлы защищены от повреждений и потери.
Переход на использование ЭТрН также упрощает процесс мониторинга перемещения грузов. Изменения в адресе доставки или возникающие проблемы при приемке груза мгновенно фиксируются в системе ЭДО, что позволяет осуществлять отслеживание каждого этапа транспортировки в режиме реального времени.
Почему некоторые выбирают бумажную транспортную накладную
Основными препятствиями для перехода на электронную транспортную накладную (ЭТрН) являются ограниченный бюджет на освоение новой технологии и отсутствие осознания ее практической пользы. На деле люди привыкли к определенному типу работы и не хотят менять сложившийся уклад даже при условии сокращения издержек.
Кроме того, на тип документооборота компании зачастую влияют бизнес-партнеры. Когда хотя бы одно звено в логистической цепочке предпочитает бумажные документы ЭДО, это заставляет всех участников процесса вернуться к работе с бумажными носителями. Тогда компании вынуждены вести смешанный документооборот, что наоборот повышает издержки и усложняет работу. Однако, чем быстрее все компании перейдут на ЭДО, тем быстрее эта проблема исчезнет.